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県庁職員が在宅勤務をして感じたメリットと課題

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県庁職員が在宅勤務をして感じたメリットと課題

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こんにちは。

コロナウイルスの影響で在宅勤務が導入されたという方も多いのではないでしょうか。
僕の勤める県庁でも、一気に在宅勤務のシステムを導入し、家での事務仕事が可能になっています。
紙やハンコの文化が根強い公務員の仕事で、在宅勤務は成り立つのか?

個人的に実践してみて感じたことや課題をまとめてみました。

これは年配の職員でも感じていると思います。

やってみたら意外といけるな…とPCに苦手意識があった人も嬉しそうです。

役所は古くから積み重ねてきた「決裁」「紙の資料による説明」を仕事の中心と捉えている人が多いです。

民間からきた僕としては、
「その紙いる!?」

「何人の同意を得ないといけないの!?」
とあまりの非効率にいら立つことが多々ありました。

在宅勤務になると、必要な人にデータを送って確認してもらうだけでもいいことに気付きます。

これまで慣習だけでハンコをもらっていたのは何だったんだ?という感じです。

今は課長や部長級の職員も、WEB会議を使うことに慣れましたし、やればできることが証明されました。

今後はルールの面含めて色々変わっていくと思います。

週のうち在宅が4日で、1日だけ来るシフトとか。

田舎で仕事するワーケーションも、役所で取り入れることができそうですね。

これから公務員を目指す人にとっても、さらに子育てや介護に適した業務スタイルになりますので、嬉しいことだと思います。

ハンコが無くてもシステムで決裁はできる!慣れと改修が必要か

もともと役所のハンコ決裁は非効率で、記録としても整理しづらいため、決裁を電子システムで行う整備は進められてきました。

しかし、環境は整ったものの、慣習や使いづらさもあり浸透しきっていない部分がありました。

システムでの決裁を回した旨を紙で知らせるような状況です。
今、新型コロナウイルスの影響で、紙やハンコを使わないでも決裁をする機会がぐんと増えています。

今まで経験していなかった人が、やってみることで

「電子上での決済も案外出来るもんだな」
と感じ、今後もテレワークとシステムでの決裁のセットで使用されていくであろう雰囲気になっています。

ただし、まだまだ直しが必要な部分はある状態です。

ハンコを突いた請求書がないといけないルールや、資料をPCで開く操作の煩雑さなどなど。

システムやサーバの契約が大抵は5年程度なので、切り替えのタイミングで使い勝手も良くなるといいと思います。

ちょっとしたやり取りにチャットが役立つ!

僕の県庁ではzoomを使用してweb会議を開催しています。

皆アカウントをつくっているので、zoomのチャット機能を使って在宅勤務中の人と連絡を取っています。

普段の職場であれば、

「これってどうするんだっけ?」

と声をかける場面。

これができないのがテレワークのデメリットだと思います。

ほんの少しの確認のために電話をかけるのは手間がかかりすぎる…

そんな時にチャットであれば、LINEでのやりとりのように気軽に聞くことができます。

メールのような堅さもなく、新着のチャットは画面の端に表示することも出来ます。

これから先、在宅勤務を拡大していくのであれば、庁内のポータルサイトの機能としてチャット的なコミニュケーションツールが付いていてもいいなと思います。

予算的にもテレワーク導入のチャンス!これから公務員になる人はかなり在宅勤務できる!

総務省から、役所でのテレワークの導入経費について財政面で支援がされることにもなりました。

これは外部で仕事をするためのPC購入費や、ソフトの導入費用の半額を国が出してくれる制度です。

コロナウイルスの騒ぎの中、在宅を迷わず導入している役所とそうでない役所。大きく分かれる状態になっています。

セキュリティの問題で及び腰になっているところもありますが、多くは機器やソフトの導入経費を負担しきれないことが理由だと思います。

経費の負担が半減する今、規模はそれぞれですが導入が進まない自治体はほぼないと思います。

公務員を目指す人は、その役所がどのくらいテレワークを導入しているか聞いてみることをお勧めします。

無駄に集まる会議は今後消滅する!役所でもWEB会議がスタンダードに!

web会議というと、離れた土地にいる人と話すためのものというイメージだと思います。

県庁には本庁以外にも県内各所に事務所があるため、各事務所が集まる会議をwebでの開催に切り替えています。

ですが、今はそれ以上に

同じ建物にいてもわざわざ会議室に集まらずに、自分の席で会議に参加する

という使い方も増えています。

各県の知事が集まる会議もありますが、そういった上層部の会議も今はwebがスタンダードです。

webでの会議であれば、紙の資料も印刷されなくなります。

働き方がこういったところから効率化され、公務員の業務環境はどんどん良くなっていきそうです!

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