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役所で導入が進んでいるOCRって?県庁の実際の現場から見た感想!

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役所で導入が進んでいるOCRって?県庁の実際の現場から見た感想!

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こんにちは。

最近、色々な自治体で「OCR」というものの導入が進んでいます。

AIはよく聞くけどOCRってなんでしょう?

県庁の現場で活用を見ている身として、役に立つのか、公務員の仕事が減るのか、実際のところをご紹介します。

Optical Character Recognition

の略です。光学文字認識。

よく分かりませんね。
簡単に言うと、紙に手書きされた文字をテキストデータに変換するソフトのことです。

スキャナのようなものに時の書かれた紙を通すだけで、キーボードで打ち込むことなくPC 上でデータとして集計することができます。
アンケート調査やなんかを紙でやったことのある方なら分かると思いますが、紙を見ながらPCに同じことを打つことほど不毛な仕事はありませんよね。
そんな手間を省ける技術が、最近になって精度が上がり、実用化にこぎ着けたというわけです。

どんな時にOCRを使うの?

一番単純なものとしては、紙で書かれた申請書をデータにまとめる作業です。

諸々の資格免許の更新など、同じ紙が大量に届く仕事だと効果を発揮します。
病院の問診票などでも使われているところがあるそうです。
今のところは、同じフォーマットに書かれた文字ならば精度が高いというレベルなので、記入する枠の描かれた用紙をイメージしていただければいいでしょう。
100枚の申請書を全て手で打つのと、スキャナで取り込むだけの労力を比べてもらえば、いかに省力化できるか分かるはずです。




RPAと組み合わせないと効果を発揮しない

OCRだけだとただ紙をデータに変換するだけななので、その後の仕事に繋がりづらいです。
そこで組み合わせるのがRPAです。
RPAはロボティック・プロセス・オートメーションの略で、要はPC上での単純な作業を自動でできるようにする技術です。

実際の現場では、システムから出力できる数字をコピーして、エクセルの決まった箇所にペーストするだけなどという非常に単純な作業で使われています。
このRPAとOCRを組み合わせることで、


紙の申請書をOCRでデータにする

→そのデータをシステム上に入力する

→金額や率などの結果を算出する
という一連の流れを、自動的に行うことができます。

議事録作成ソフトやAIによる業務自動化の方が進みそう

とはいえ、現場の公務員として欲しいのはもっと大きく時間削減ができる技術です。

役所の仕事で多いのは、なんと言っても会議。
そして記録を文字で残す必要がある会議がとても多いです。

民間企業時代はこんなに記録はいらなかった…
少しずつ精度が上がっている議事録作成ソフトはこれからどんどん導入が進むと思っています。
音の角度から誰が喋った言葉かまで判別する仕組みも実用化へ向かっていると聞きました。

とても楽しみです。
保育園への児童の振り分けをAIを駆使して行う事例も、最近いくつか聞くところです。
職員が膨大な時間をかけて行っている業務が、一瞬で終わるシステムは喉から手が出るほど欲しいところ。
限られた業務ごとにプログラムをしていくRPAよりも、これらの方が今後導入が進んでいくと見ています。

現場の意見!そもそも紙のデジタル化を急ぐのが先じゃない?

まず言えるのは役所は紙の仕事が多すぎる。

歴史的な資料ならまだしも、近年のものをわざわざ紙で保存しているあたり非常にナンセンスだと感じています。
民間企業のころはハンコの決裁すらなかったので、カルチャーショックなレベルです。
紙がある前提のシステムを作るよりも、紙が存在しない役所を目指して頑張らなければいけないと思っています。

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